Stellantis &You Belgium
recherche, pour son site de Meiser (Av. Jacques Georgin 15/19, 1030 Schaerbeek, Belgium), un(e) :
Secrétaire de livraison
Missions :
La/le secrétaire de livraison gère le dossier client une fois que la commande a été saisie dans les systèmes jusqu’à la livraison administrative du véhicule. Il/elle s’assure que le dossier est complet et exact, garantit la coordination entre les différents services (campagnes de modernisation, préparation, pose accessoires etc…).
Ceci dans le but de garantir la satisfaction client et la qualité de nos services par le respect de la date de livraison du véhicule et sa conformité par rapport au dossier client.
C’est-à-dire :
Préparation de la livraison
- Suivi du portefeuille des commandes client conformément aux standards opérationnels des marques.
- Prendre RDV avec le client en optimisant les plannings de livraison et de préparation.
- Vérifier le solde client.
- Coordonner les actions des différents acteurs.
- Suivi de l’acheminement du véhicule.
- Préparer le décompte client.
- Encaisser l’acompte.
- Immatriculer le véhicule
- Préparer le dossier VO si reprise d’un véhicule (déclaration de cession, certification de situation administrative).
- Réceptionner les bordereaux de livraison transporteur, la fiche contrôle avant livraison, la fiche passage diagnostic et le contrôle batterie.
Livraison administrative
- Saisir la vente détaillée dans les systèmes informatiques du constructeur (si cela n’a pas été fait en amont de la livraison).
- Editer et remettre de la facture client.
- Expliquer et remettre les différents documents au client (carnet d’entretien, carte grise, double des clés …).
- Encaisser le chèque client ou virement de compte à compte parfois avant livraison.
- Enregistrer le cas échéant la reprise véhicule.
- Vérifier avant archivage l’exhaustivité du dossier.
Profil :
Vous avez le client facile
FR/NL, EN est un plus
Bonne gestion du stress
Autonome
Esprit d’équipe
Une expérience de min 2 ans en administratif
Maîtrise de la Suite Office 365
Ce que nous offrons
Chèque repas
Assurance groupe
Assurance hospitalisation
Quality car (en fonction des résultats)
39h/semaine (6 RTT)
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Stellantis &You België
is op zoek naar een Delivery Secretary voor haar vestiging in Meiser (Av. Jacques Georgin 15/19, 1030 Schaarbeek, België):
Leverings Secretary
Opdrachten :
De Delivery Secretary beheert het klantendossier vanaf het invoeren van de bestelling in de systemen tot de administratieve levering van het voertuig. Hij/zij zorgt ervoor dat het dossier volledig en juist is, garandeert de coördinatie tussen de verschillende afdelingen (moderniseringscampagnes, voorbereiding, montage van accessoires, enz.)
Dit om de tevredenheid van de klant en de kwaliteit van onze diensten te garanderen door de leveringsdatum van het voertuig en de conformiteit ervan met het klantendossier te respecteren.
Dat wil zeggen :
Voorbereiding van de levering
- Opvolging van de bestelportefeuille van de klant volgens de operationele normen van de merken.
- Afspraken maken met de klant door de leverings- en voorbereidingsschema's te optimaliseren.
- Controleren van het saldo van de klant.
- Coördineren van de acties van de verschillende spelers.
- De routing van het voertuig opvolgen.
- Opstellen van het rekeningoverzicht van de klant.
- Innen van het voorschot.
- Het voertuig inschrijven.
- Het voertuigdossier voorbereiden in geval van overname van een voertuig (verklaring van overdracht, certificering van de administratieve status).
- De leveringsbonnen van de transporteur, het formulier voor de keuring vóór de levering, het formulier voor de diagnostische keuring en de keuring van de batterij ontvangen.
Administratieve levering
- Invoeren van de gedetailleerde verkoop in de IT-systemen van de fabrikant (indien dit niet vóór de levering is gebeurd).
- De klantfactuur bewerken en indienen.
- Uitleggen en overhandigen van de verschillende documenten aan de klant (onderhoudsboekje, kentekenbewijs, duplicaatsleutels, enz.).
- Verzilveren van de cheque van de klant of overschrijving van rekening naar rekening soms voor de levering.
- De inruil van het voertuig registreren, indien van toepassing.
- De volledigheid van het dossier controleren alvorens het te archiveren.
Profiel:
Je bent klantvriendelijk
FR/NL, EN is een pluspunt
Goed omgaan met stress
Autonoom
Teamspeler
Minstens 2 jaar ervaring in administratie
Bekwaamheid in Office 365 Suite
Wat wij bieden
Maaltijdcheques
Groepsverzekering
Hospitalisatieverzekering
Kwaliteitswagen (afhankelijk van resultaten)
39 uur/week (6 vrije dagen)
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages :
- Chèques repas
- Voiture de société
Lieu du poste : En présentiel
